Ochrana osobních údajů

Ochrana osobních údajů v Knihovně Karla Dvořáčka

Jak knihovna nakládá s osobními údaji, k čemu je využívá a jak je chrání? Základní odpovědi na tyto otázky přináší tento dokument. Úplnou informaci o ochraně osobních údajů využívaných Knihovnou Karla Dvořáčka nabízí zájemcům Knihovní řád. Nakládání s osobními údaji reflektuje požadavky vyplývající z Nařízení o ochraně osobních údajů, které vejde v účinnost 25. 5. 2018.

Jak knihovna nakládá s osobními údaji uživatelů

Knihovna Karla Dvořáčka zpracovává osobní údaje uživatelů, potřebuje-li je pro poskytování svých služeb. Při zpracovávání údajů udržujeme soulad s legislativou Evropské unie i s návaznou legislativou České republiky.

Jaké údaje sbíráme a k čemu je využíváme

Knihovna je otevřený prostor a její služby může využívat každý. Základním dokumentem, který upravuje práva a povinnosti knihovny i uživatelů, je Knihovní řád. Některé služby může knihovna poskytovat pouze konkrétnímu člověku, a proto potřebuje znát jeho osobní údaje. Jedná se o půjčování dokumentů mimo prostory knihovny (tzv. absenční výpůjčky) a služby na to navázané (správa čtenářského konta, rezervace, historie výpůjček). Tyto adresné služby nabízíme registrovaným čtenářům, kteří se ke službám přihlašují vyplněním přihlášky. Dále jsou to  služby poskytované přímo v prostorách knihovny (např. přihlášení na akci s omezeným počtem účastníků).

Knihovna zpracovává tyto údaje pro poskytování svých služeb

V přihlášce čtenáře: jméno a příjmení, datum narození, adresu a údaje o průkazu totožnosti. V případě dětí do 15 let pak potřebujeme stejné údaje od jejich zákonného zástupce. Tyto údaje jsou zpracovávány zejména z důvodu ochrany knihovního fondu, kterou knihovně ukládá Knihovní zákon č. 257/2001 Sb.

Kontaktní údaje (e-mailová adresa, telefonní číslo) využíváme pro efektivní komunikaci se čtenáři a pro jejich informování o stavu čtenářského konta, splněných rezervacích. Poštovní adresu čtenáře využíváme, pokud si čtenář přeje být tímto způsobem vyrozuměn o splněné rezervaci, ale také pokud je nutné jej upomenout o nevrácené výpůjčky.

Knihovna uchovává historii výpůjček a záznamy o použití čtenářského průkazu a pohybu knihovní jednotky pro případ řešení sporných situací i pro přehled čtenáře o jeho čtenářské historii. V případě, že si čtenář nepřeje historii výpůjček uchovávat, může požádat v knihovně o její smazání.

Pokud uživatel poskytne svůj souhlas, budou mu zasílány aktuální informace o dění v knihovně. Souhlas je odvolatelný.

Na základě znalosti uživatelů, kteří knihovnu pravidelně využívají, a jejich potřeb, můžeme své služby rozvíjet. Údaje z výpůjční činnosti mohou posloužit např. k rozvoji knihovní sítě, úpravám otevírací doby nebo nákupu nových dokumentů.

Záznamy z kamerového systému, fotodokumentace

Pobyt návštěvníků v knihovně je sledován kamerovým systémem. Monitorované prostory jsou označeny piktogramem kamery. Vstupem do knihovny uživatel dává souhlas se sledováním a obrazovým záznamem svého pobytu. Záznamy pobytu pořizuje KKD za účelem zvýšení ochrany práv a svobody těch, kteří by mohli být dotčeni protiprávním jednáním druhých a za účelem ochrany majetku.

KKD pořizuje fotografickou dokumentaci z pořádaných akcí, na které jsou zachyceni náhodní návštěvníci knihovny pouze pro účely dokumentační a prezentační. Zveřejňuje ji na svých webových stránkách, Facebooku, Instagramu, nástěnkách v prostorách knihovny a v tištěných informačních materiálech.

Kde se můžete podívat, jaké osobní údaje zpracováváme

Náhled na většinu osobních údajů, které knihovna o čtenářích uchovává, nabízí online čtenářské konto, které je dostupné každému čtenáři po přihlášení (uživatelské jméno, heslo) na webových stránkách knihovny www.kkdvyskov.cz. Čtenářské konto nabízí nejen výpis údajů o osobě (identifikační a kontaktní údaje), ale také přehled aktuálních výpůjček a zadaných rezervací, historii výpůjček od začátku registrace, platební údaje včetně historie plateb.

Čtenář má právo požádat si o přístup ke svým osobním údajům zpracovávaných knihovnou. Tento výpis může získat v tištěné nebo elektronické podobě. První výpis poskytne knihovna zdarma do jednoho měsíce po obdržení žádosti a potřebném ověření totožnosti žadatele. Žádosti vyřizuje Ludmila Orálková, vedoucí Útvaru služeb.

Aktuálnost a oprava osobních údajů

Knihovna se snaží udržovat uchovávané osobní údaje aktuální. Při osobním prodlužování platnosti čtenářského průkazu je proto čtenář na jejich aktuálnost dotazován. Prosíme čtenáře, aby změnu osobních údajů oznámil knihovně při nejbližší osobní návštěvě. Některé osobní údaje si může čtenář upravit ve svém čtenářském kontě sám.

Upozorňujeme, že některé zprávy knihovna zasílá pouze elektronicky. Jde například o upozornění na blížící se konec výpůjční lhůty nebo pozvánky na akce. Tyto zprávy můžeme uživatelům odesílat, pouze máme-li správný e-mail nebo SMS zprávou na správný tel. kontakt.

Jak dlouho údaje uchováváme

Knihovna uchovává osobní údaje po dobu platnosti čtenářského průkazu a následující rok po jeho ukončení. Během tohoto roku má čtenář možnost si členství jednoduše obnovit, aniž by přišel o historii svých výpůjček. Po uplynutí této doby knihovna údaje anonymizuje, což znamená, že smaže všechny údaje, na základě kterých je možné čtenář identifikovat, a zbylé údaje tak není možné k němu přiřadit. Knihovna takto anonymizované údaje dále využívá pro účely statistiky.

O anonymizaci může čtenář požádat i dříve, pokud si již nepřeje využívat služeb knihovny. Čtenář si také může požádat o uchování svých osobních údajů o další rok, i pokud nemá platný čtenářský průkaz, a to i opakovaně.

Údaje o peněžitých transakcích mezi knihovnou a čtenářem jsou uchovávány po dobu 10 let.

Údaje z kamerového systému knihovna uchovává 14 dnů od pořízení záznamu, nebo po dobu nezbytnou k prošetření zachycené události.

Zpracování jinými subjekty

Knihovna zpracovává osobní údaje svých registrovaných uživatelů v knihovním systému Advanced Rapid Library, který je provozován firmou Cosmotron Bohemia s.r.o. Knihovní systém je provozován formou hostingu a zpracovaná data jsou uložena na serveru této firmy. Osobní údaje, které knihovna zpracovává elektronicky, může na výslovnou žádost čtenáře, a po ověření jeho totožnosti, poslat jinému subjektu podle čtenářova přání.

Zabezpečení osobních údajů

Knihovna spravované údaje zabezpečuje, k bezpečnosti však může přispět i čtenář svým odpovědným chováním. Nepůjčujte čtenářský průkaz dalším osobám, přihlásit se do knihovny může každý. Nesděluje přihlašovací údaje k čtenářskému on-line kontu dalším osobám. Heslo si volí v souladu s doporučeními pro bezpečné heslo.

Ochrana osobních údajů v ČR

Česká republika je jako členská země Evropské unie povinna respektovat jednotnou legislativu Evropské unie. V současné době pro ochranu osobních údajů je to zejména nařízení 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů, známé také jako GDPR, které je účinné od 25. 5. 2018. Dohled nad dodržováním Nařízení má Úřad pro ochranu osobních údajů – www.uoou.cz, na který je možné se obrátit v případě stížnosti, dotazu nebo prošetření nejasností. Budeme však rádi, pokud se s podnětem ohledně svých osobních údajů obrátíte nejprve na odpovědnou osobu v Knihovně Karla Dvořáčka.

Ve Vyškově 16. května 2018

Mgr. Pavel Klvač
ředitel Knihovny Karla Dvořáčka